La pression est forte pour faire la meilleure première impression
L’organisation des ventes de groupe est chargée d’attirer et de conclure avec des prospects qui sont intéressés par l’organisation d’événements, la réservation de salles de conférences de haut niveau, sur plusieurs jours, avec des blocs de chambres importants.
Ces réservations représentent un chiffre d’affaires important pour l’hôtel et une dépense importante pour l’organisateur de l’événement. Il n’est donc pas surprenant que les organisateurs d’événements potentiels souhaitent pouvoir voir à quoi ressemble le site et se faire une idée de son style et de sa qualité dès que possible. Ils doivent s’assurer que le site sera professionnel et élégant, et soutenir leurs efforts pour un événement réussi.
Au cours des années précédentes, les visites sur site étaient le moyen le plus courant pour aider les organisateurs d’événements à décider où organiser leur événement. De nos jours, les planificateurs choisissent souvent leurs options sans même mettre un pied dans l’hôtel. Avant de décider d’engager une discussion sérieuse avec le service des ventes, les organisateurs d’événements potentiels peuvent désormais accéder aux informations dont ils ont besoin en ligne et baser leur courte liste de lieux possibles sur les descriptions des sites, les services disponibles et, plus important encore, les photos de l’hôtel et de ses installations de réunion.
Même si le processus de sélection d’un site peut prendre des mois, la concurrence féroce des hôtels boutiques et autres grandes chaînes hôtelières fait qu’il est crucial de présenter visuellement le site le plus attrayant le plus rapidement possible.
L’équipe des ventes de groupe à Denver était frustrée d’essayer de vendre son site virtuellement sans le bénéfice d’une visite du client potentiel. « Nous faisions preuve d’une grande créativité, en essayant de créer le meilleur PowerPoint visuel possible, sans pouvoir ajouter de vidéo ou de photos haute résolution, qui ne représentaient pas la beauté et la qualité de notre espace », a déclaré Brian Atchison, directeur des ventes et du marketing.
Le fait de rassembler des visuels et des liens vers des sites Web n’a pas seulement donné lieu à une expérience visuelle maladroite pour le client, mais Brian et son équipe ont constaté qu’ils perdaient un temps précieux en tâtonnant sur la taille des fichiers PowerPoint et qu’ils étaient incapables de déterminer à quel moment du long cycle de vente ils devaient assurer le suivi de leurs clients. Par conséquent, trop d’appels de vente se sont terminés sans réservation.
« Bigtincan permet à notre équipe commerciale de The Westin New Orleans Canal Place de communiquer efficacement notre message aux clients potentiels de réunions et de conventions qui n’ont parfois pas le temps ou le budget nécessaire pour effectuer des inspections de site avant de prendre des décisions d’achat. »
Mettez une bibliothèque de contenu riche à portée de main des organisateurs d’événements avec le Hub d’engagement
Pendant les appels de vente, Brian et son équipe ont commencé à utiliser le Hub d’engagement de Bigtincan pour partager des photos, des plans du site et des vidéos, instantanément avec les organisateurs d’événements potentiels. Dans certains cas, ils ont pu éliminer complètement la nécessité d’une visite sur place et passer directement au processus contractuel, parce qu’ils ont pu montrer de manière très détaillée la beauté et la capacité de leur site du centre-ville de Denver. « Parce que nous sommes en mesure de naviguer rapidement entre les présentations, nous avons toujours une réponse à portée de main, et nous ressemblons à une force de vente très ingénieuse. »
En plus d’utiliser la démonstration instantanée comme un outil de vente précieux, l’équipe de Brian s’appuie fortement sur les analyses par diapositives que le Hub d’engagement met à disposition. En regardant les diapositives et en transmettant l’activité de leurs prospects, ils savent exactement ce qui les intéresse et quand ils sont plus proches de prendre une décision sur le lieu de l’événement. « Du point de vue du leadership commercial, j’apprécie les fonctionnalités analytiques qui mesurent l’utilisation et l’engagement client. »
Les visites sur site sont peut-être en baisse, mais les taux de clôture sont en hausse
L’équipe des ventes aux groupes du Denver Downtown Sheraton est toujours heureuse d’accueillir des visites sur place pour les organisateurs potentiels d’événements et de réunions. Mais désormais, l’équipe de Brian peut également traiter avec succès avec des prospects qui préfèrent réduire le champ de choix ou même faire leur choix final de manière virtuelle.
En utilisant la gestion de contenu facile à utiliser de la plateforme du Hub d’engagement et les capacités d’engagement des ventes, les membres de l’équipe de vente ne sont jamais laissés sans une représentation visuelle convaincante de leur propriété.
